ЭПД 2026: электронные перевозочные документы обязательны с 1 сентября

Прямой ответ: с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ-заявка на перевозку, экспедиторские документы, а также железнодорожная и авиационная грузовые накладные должны оформляться в электронном виде и передаваться в государственную информационную систему ГИС ЭПД. Это требование Федерального закона от 07.06.2025 №140-ФЗ. Обязанность касается не только перевозчиков, а всех участников перевозки: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. При этом отдельного штрафа именно «за отсутствие ЭПД» в КоАП РФ пока нет, а по поручению президента от 19.07.2026 МВД и Ространснадзор до 1 марта 2027 года при дорожном контроле должны ограничиваться устным замечанием за бумажный документ вместо электронного. Это не повод откладывать подключение, но и не повод верить цифрам штрафов, которые в рунете уже приписывают этой норме.

Что меняется и с какой даты

Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ вносит изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и устанавливает, что основные документы при коммерческой перевозке груза оформляются в электронном виде через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. В периметр входят: транспортная накладная при автомобильной перевозке (ЭТрН), заказ-заявка на перевозку груза автотранспортом, экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, — а также железнодорожная и авиационная грузовые накладные. Электронный путевой лист (ЭПЛ) как обязательный документ в этом периметре действует только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции, для остальных грузов путевой лист остаётся отдельным от ЭПД документом. Основные нормы вступают в силу 1 сентября 2026 года.

Кого касается — не только транспортную компанию

Главная практическая путаница вокруг ЭПД — мысль «это забота перевозчика, у нас свой транспорт не ездит». Закон распространяет обязанность на всех участников перевозки: грузоотправителя (кто передаёт груз к перевозке), грузополучателя, перевозчика и экспедитора. Производство, которое отправляет готовую продукцию клиенту транспортной компанией, и оптовый поставщик, который заказывает доставку товара со склада, в этой сделке выступают грузоотправителем или грузополучателем, а значит тоже участвуют в оформлении ЭПД, даже если своего автопарка у компании нет. На практике это означает, что часть данных для электронного документа (наименование и количество груза, адреса, сроки) должна поступать от самой компании в систему оператора ЭДО, а не только оформляться силами перевозчика задним числом.

Переходный период: чьё это решение на самом деле

По поручению президента от 19.07.2026 (п.6 перечня поручений по итогам совещания) МВД и Ространснадзор должны до 1 марта 2027 года при дорожном контроле, если водитель предъявляет бумажный документ вместо электронного, ограничиваться устным замечанием, а не штрафом; Минтранс участвует в подготовке соответствующих разъяснений для территориальных органов. Это важная, но узкая оговорка: она касается именно дорожной проверки документов у водителя, а не отдельной статьи закона, которая официально отменяет ответственность до этой даты. Она не защищает от ситуаций, когда документ отсутствует полностью, оформлен с нарушением правил работы экспедитора в реестре, или когда налоговая откажется принять расходы по сделке из-за ненадлежащего оформления документа — это уже вопрос не дорожного контроля, а налогового и гражданско-правового риска.

Какой штраф предусмотрен в реальности

В публикациях на эту тему часто называют одну «страшную» сумму штрафа за отсутствие ЭПД — без уточнения, по какой статье. На дату подготовки материала в КоАП РФ нет отдельного состава именно за непередачу перевозочного документа в ГИС ЭПД: такая норма обсуждается на уровне законопроекта. Применяются существующие статьи, и они касаются разных ситуаций:

• часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ — если у водителя в рейсе нет при себе документов на груз: предупреждение или штраф 500 рублей;
• части 3–4 статьи 11.14.3 КоАП РФ — для экспедиторов, которые работают без регистрации в реестре экспедиторов: от 100 до 300 тысяч рублей для юридических лиц за первое нарушение и от 500 тысяч до 1 миллиона рублей за повторное. Отдельные части той же статьи (не разбираем в этом материале) считают штраф не фиксированной суммой, а долей от годовой выручки экспедитора.

Это разные по смыслу и по размеру составы, и они относятся не ко всем участникам перевозки одинаково. Прежде чем закладывать в бюджет конкретную сумму риска, стоит понять, какая роль у компании в перевозке (грузоотправитель, перевозчик или экспедитор) и к какой из статей она потенциально относится.

Что делать производству и оптовому поставщику уже сейчас

Независимо от даты реальных штрафов, откладывать подключение до последнего дня невыгодно технически: переход требует согласовать формат данных с перевозчиками и транспортно-экспедиционными компаниями, подключить оператора ЭДО с модулем ЭПД и научить сотрудников, которые оформляют отправку груза, работать с новым форматом вместо привычной бумажной накладной. Компании, которая уже обменивается с контрагентами электронными УПД и счетами через оператора ЭДО, обычно проще: у многих операторов модуль ЭПД подключается в рамках уже существующего договора, а не как отдельная новая система.

Что дальше

Электронные перевозочные документы — частный случай общего перехода документооборота компании в электронный вид; какую задачу решает обмен документами с контрагентами и чем он отличается от внутренней системы согласований, разобрано в статье «Документооборот на производстве: ЭДО с контрагентами или своя СЭД». Если в компании уже есть проблема с ручной сверкой накладных, счетов и УПД, смежный процесс — распознавание и маршрут согласования первичных документов, разобранный в статье «Согласование счетов и распознавание первичных документов в 1С». Для производств, где отправка готовой продукции — часть внутренней логистики склада, актуальна статья «Логистика производства: WMS, внутризаводской транспорт или простой учёт остатков». Для компаний, которые возят сырьё или товар из Белоруссии, Армении, Казахстана или Киргизии, ЭПД — не единственная новая обязанность на 2026 год: ещё до пересечения границы включается система СПОТ, разобранная в статье «СПОТ 2026: льгота для Белоруссии по ввозу товаров заканчивается 1 ноября». Разобраться, какие документы и процессы на конкретном производстве или у оптового поставщика нужно подготовить к переходу на ЭПД, можно на бесплатном экспресс-разборе. Опубликованные цены — на странице цен, полный состав продуктов для малых производств — на странице «Для малых производств». Работаем удалённо по всей России, подробности на странице «ВзлётБиз по всей России».