На вопрос, настроена ли у нас дебиторка в CRM, короткий ответ такой: CRM умеет напомнить конкретному менеджеру про конкретную сделку раньше, чем просрочка попадёт в отчёт бухгалтера, а точный баланс и бухгалтерский учёт продолжает вести 1С или другая учётная программа. Путаница между этими двумя задачами обычно и создаёт ощущение, что где-то теряются деньги. На практике чаще теряется не сама сумма, а напоминание про срок оплаты.

Что уже делает учётная программа

1С или другая учётная программа ведёт точный финансовый баланс по каждому контрагенту: сколько оплачено, сколько осталось, акты сверки, пени за просрочку и итоговую сумму для отчётности. Это бухгалтерский, выверенный учёт, который строится на проведённых документах, а не на устной договорённости с клиентом.

Где у учётной программы кончается задача

Бухгалтерский баланс по контрагенту обычно смотрят раз в неделю или в конце месяца, а не каждый день по каждой сделке. Пока отчёт не собран, конкретный менеджер может просто не помнить, что клиент X должен оплатить счёт завтра, а клиент Y уже просрочил на три дня, если это не записано у него перед глазами в карточке сделки.

Что добавляет CRM

Карточка сделки в CRM хранит дату и условия оплаты по конкретному счёту и показывает статус «ждём оплату» прямо в воронке, а не только в сводном отчёте. Если срок подошёл или прошёл, система сама ставит задачу ответственному менеджеру и присылает уведомление, не дожидаясь, пока кто-то вручную сверится с таблицей или 1С. Для менеджера это оперативное напоминание на уровне конкретной сделки и конкретного человека, который за неё отвечает, а бухгалтерский баланс при этом продолжает вести учётная программа.

Что не входит

Акты сверки, расчёт пени, точный баланс по контрагенту и сдача отчётности остаются в 1С или другой учётной программе, дублировать эти функции в CRM не нужно, это разные по природе задачи, разобранные на странице «CRM для производства» для более широкого случая, когда готовая воронка CRM вообще не укладывается в то, как движется заказ. Отдельного тарифа «настройка дебиторки» тоже нет, это часть обычной настройки amoCRM или Битрикс24, от 50 000 ₽ разово, срок 2-4 недели.

С чего начинать

Если сейчас сроки оплаты по сделкам держит в голове сам менеджер или они разбросаны по переписке и звонкам, начинать стоит не с покупки CRM, а с бесплатного экспресс-разбора: там видно, сколько сделок реально теряют срок оплаты из-за того, что про них просто забыли, а не из-за реальной проблемы с клиентом.

Что дальше

Состав работ, сроки и цена настройки amoCRM или Битрикс24, в том числе карточки сделок и напоминания, на странице внедрения CRM, общая таблица цен на странице цен. Разбор похожего выбора между таблицей и CRM в статье «CRM или таблица: когда малому бизнесу пора переходить», а для производства отдельно в статье «CRM для производства: что решает воронка заявок, а что остаётся на цеху». Продукты для малых производств целиком на странице «Для производств». Работаем удалённо по всей России, подробности на странице «ВзлётБиз по всей России».