Прямой ответ: вести сам журнал инструктажей по охране труда полностью в электронном виде нельзя. Трудовой кодекс, часть 3 статьи 22.1, прямо выводит документ, подтверждающий прохождение работником инструктажа и лично им подписываемый, из общих правил электронного документооборота, наравне с трудовыми книжками, актом о несчастном случае на производстве и приказом об увольнении. При этом программы для охраны труда на рынке активно продаются именно как автоматизация инструктажей, и путаница в том, что из этого разрешено, встречается часто.
Что именно запрещает закон, а что нет
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ называет четыре категории документов, на которые не распространяются общие правила электронного документооборота в трудовых отношениях: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Запрет касается именно факта личной подписи работника под конкретным инструктажем, а не вообще всех документов, которые ведутся на предприятии вокруг охраны труда.
Какие инструктажи бывают и как часто их повторяют
Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 закрепляет пять видов инструктажа: вводный, в первый рабочий день; первичный, один раз при начале работы на конкретном производстве; повторный; внеплановый, при изменении условий труда или после нарушения; и целевой, для разовых нестандартных работ. Повторный инструктаж на рабочем месте проводится не реже одного раза в полгода. Для цеха даже с небольшим штатом это регулярная повторяющаяся задача: напомнить каждому рабочему о подходящем сроке и зафиксировать факт, а не разовая настройка документа один раз.
Что тогда реально автоматизируют программы для охраны труда
Раз сам журнал с личной подписью рабочего остаётся бумажным, специализированные программы (например, EcoStandard.soft, 1С: Производственная безопасность. Охрана труда, ФИ-ОТ) автоматизируют то, что находится вокруг этого факта: формирование графика инструктажей и напоминаний о приближающемся сроке, приказы по охране труда, протоколы проверки знаний, результаты СОУТ, личные карточки сотрудников, графики медосмотров, учёт выдачи средств защиты и планы устранения выявленных нарушений. EcoStandard.soft продаёт эту функциональность от 32 ₽ в месяц за сотрудника при оплате за год, 39 ₽ без скидки (тариф «Про»), с бесплатным тарифом «Старт» для организаций до 1 000 человек (soft.ecostandard.ru, октябрь 2026). В материалах некоторых поставщиков встречается формулировка про формирование электронного журнала инструктажей: по сути речь о статистике и напоминаниях, а личная подпись конкретного рабочего под конкретным инструктажем всё равно требуется по правилам, отдельным от общей главы ТК РФ про электронный документооборот. Эту часть стоит уточнить у поставщика напрямую перед покупкой, а не ориентироваться только на слово «электронный» в рекламе.
Нужна ли малому цеху отдельная программа
Пока в цехе десять-пятнадцать рабочих и инструктажи идут по понятному графику, бумажный журнал и напоминание ответственному по охране труда в обычном календаре обычно справляются без платной системы: похожий порог размера уже разбирался для технического обслуживания самого оборудования в статье «ТОиР-система для малого производства». Платная автоматизация начинает окупаться, когда рабочих много, текучесть кадров высокая и сроки повторных инструктажей по разным сотрудникам легко перепутать, либо когда на одном предприятии несколько видов производства и, соответственно, нужно одновременно вести разные программы целевых инструктажей.
Что дальше
Если непонятно, достаточно ли цеху бумажного журнала или уже пора автоматизировать график и напоминания по охране труда, начните с бесплатного экспресс-разбора. Похожий вопрос про бумагу и автоматизацию, но для самого оборудования, а не персонала, разбирает статья «ТОиР-система для малого производства». Граница между обменом документами с контрагентами и внутренними согласованиями описана в статье «Документооборот на производстве». Полный состав продуктов для малых производств на странице «Для малых производств», опубликованные цены на странице цен. Работаем удалённо по всей России, подробности на странице «ВзлётБиз по всей России».