Прямой ответ: табель учёта рабочего времени можно вести полностью в электронном виде, в отличие от трудовой книжки, акта о несчастном случае, приказа об увольнении и подписи под инструктажем по охране труда, которые часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо выводит из общих правил электронного документооборота. Табеля в этом списке исключений нет. Но «электронный» здесь означает документ, подписанный электронной подписью, а не скан бумажного табеля с обычной рукописной подписью. Без подписи это просто файл в Excel, который сам по себе ничего не подтверждает.

Табель обязателен для всех работодателей

Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, вне зависимости от размера компании и формы собственности. Это касается и цеха на пять человек, и крупного завода. За отсутствие табеля или системные ошибки в нём предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Вопрос не в том, нужен ли табель вообще, а в том, как именно его вести.

Почему табель можно сделать электронным, а инструктаж нельзя

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ называет закрытый перечень документов, на которые не распространяются общие правила электронного документооборота в трудовых отношениях: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Это конкретный перечень, а не общий принцип «кадровые документы остаются бумажными»: всё, что в этот список не входит, в электронный документооборот перевести можно. Табель учёта рабочего времени в этом перечне не упомянут.

Условие: подпись, а не скан

Ключевое условие звучит так: нужна электронная подпись. Первичный учётный документ (а табель именно такой документ по закону № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте) может составляться на бумаге или в электронном виде, подписанном электронной подписью. Табель, у которого отсканирована страница с обычной рукописной подписью, электронным документом не считается: юридически это по-прежнему бумажный документ, просто хранящийся в виде картинки. Закон не называет для табеля конкретный вид подписи (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная), выбор зависит от того, как компания настроила внутренний документооборот и какой сервис КЭДО использует.

Форма табеля: своя или унифицированная

С 2013 года закон № 402-ФЗ разрешает организации использовать собственную форму первичного учётного документа, если в ней есть обязательные реквизиты по статье 9: наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения, должности и подписи ответственных лиц и так далее. Унифицированные формы Т-12 (с учётом использования рабочего времени и расчётом зарплаты) и Т-13 (только учёт времени) остаются самым привычным и проверенным вариантом, но не единственным законным. Это отдельный вопрос от того, электронный табель или бумажный.

Что тогда покупать: инфраструктура подписи, а не сам табель

Саму форму табеля можно вести в 1С, отдельной учётной программе или даже в таблице, это не требует специальной покупки. Платная часть: инфраструктура для электронной подписи документов, то есть система кадрового электронного документооборота (КЭДО). Например, Астрал iКЭДО продаёт это по тарифу от 1 000 до 1 200 ₽ за сотрудника в год в зависимости от штата компании (до 299 человек: 1 200 ₽, 300–2 999: 1 100 ₽, от 3 000: 1 000 ₽), в стоимость входит выпуск усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) для всех сотрудников (astral.ru, 2026). У других поставщиков КЭДО состав тарифа и цена за сотрудника отличаются и уточняются на сайте конкретного сервиса, сравнивать стоит именно по тому, что входит в подписку, а не только по цифре за сотрудника.

На производственном участке табель чаще всего заполняют не вручную по памяти, а на основе данных турникета или системы контроля доступа (СКУД) на проходной. Это отдельная система учёта времени прихода-ухода, не связанная напрямую с электронной подписью самого табеля как кадрового документа, и покупается отдельно от КЭДО.

Нужна ли малому цеху отдельная система КЭДО

Если в цехе несколько десятков человек и кадровые документы и так не теряются, перевод именно табеля в электронный вид редко бывает первым приоритетом: бумажный Т-13 с подписями по-прежнему законен и привычен бухгалтерии. КЭДО начинает окупаться, когда в принципе много разных кадровых документов: табелей, заявлений, приказов, согласий, уведомлений, а пересылка бумаги между площадками или удалёнными сотрудниками реально замедляет работу. Тогда электронный табель становится одним из многих документов, которые проходят через уже купленную систему КЭДО, а не отдельной покупкой ради одного табеля.

Что дальше

Если непонятно, стоит ли цеху переводить кадровые документы в электронный вид или достаточно бумажного табеля и обычной 1С, начните с бесплатного экспресс-разбора. Другой документ из того же списка части 3 статьи 22.1 ТК РФ, который как раз нельзя полностью перевести в электронный вид, разбирает статья «Электронный журнал инструктажей по охране труда». Граница между обменом документами с контрагентами и внутренними согласованиями внутри компании разобрана в статье «Документооборот на производстве». Если табель или другие кадровые документы подписывает не директор, а, например, начальник цеха, для этого нужен отдельный документ, разбор в статье «Машиночитаемая доверенность». Полный состав продуктов для малых производств на странице «Для малых производств», опубликованные цены на странице цен. Работаем удалённо по всей России, подробности на странице «ВзлётБиз по всей России».