Прямой ответ: проверка контрагента на добросовестность, или должная осмотрительность, — это проверка делового партнёра до подписания договора или оплаты счёта, а не после. Стандарт такой проверки в 2026 году задают статья 54.1 НК РФ и письмо ФНС от 10.03.2021 №БВ-4-7/3060@: если налоговая решит, что контрагент не способен был реально исполнить сделку, вычет НДС и расходы по налогу на прибыль по этой сделке снимут, а доначисление можно оспорить только доказав, что проверка была сделана заранее. Часть нужных проверок бесплатна и занимает несколько минут по ИНН.
Откуда это требование и чем оно отличается от простой проверки ИНН
Статья 54.1 НК РФ разрешает учитывать вычет НДС и расходы по налогу на прибыль только по сделкам с контрагентами, которые реально способны их исполнить: не любая сделка с юридически существующей компанией автоматически подтверждает право на вычет. Письмо ФНС №БВ-4-7/3060@ разъясняет налоговым органам, как оценивать эту способность, и формулирует стандарт осмотрительного поведения: нужно проверить деловую репутацию контрагента, его возможность исполнить сделку и платёжеспособность, причём глубина проверки зависит от существенности сделки для конкретного бизнеса — для разовой мелкой закупки и для крупного долгосрочного контракта объём проверки разный.
Признаки реальной компании и признаки «технической»
Пункт 15 письма №БВ-4-7/3060@ перечисляет признаки, на которые налоговая смотрит при оценке реальности контрагента. Признаки реальной деятельности: деловая история и известность в своём рыночном сегменте, публичное позиционирование и реклама, наличие офиса или производственной площадки, собственные активы или возможность их привлечь, нужные лицензии и разрешения, опыт исполнения похожих контрактов, возможность получить рекомендации от партнёров. Признаки «технической» компании — зеркальные: контрагенту неизвестно фактическое местонахождение партнёра, у него нет персонала, оборудования и складов для заявленной деятельности, нет следов в открытом доступе, цена сделки не соответствует рыночному уровню, короткая деловая история, учредители — физлица без предпринимательского опыта. Ни один признак сам по себе не доказывает недобросовестность, но их сочетание становится основанием для вопросов при проверке.
Что грозит, если проверки не было
Если сделка признана совершённой с недобросовестным контрагентом, налоговая снимает вычет по НДС и расходы по налогу на прибыль по этой сделке и доначисляет налог. Ключевой момент: должная осмотрительность — это не разовое действие, а процесс, который нужно доказать. Проверить контрагента нужно до того, как подписан договор, а если договора нет — до оплаты счёта: проверка, сделанная постфактум, после того как сделка уже прошла, не защищает от доначисления, потому что не доказывает, что компания реально оценивала риск до принятия решения работать с этим партнёром.
Какие проверки бесплатны
Три бесплатных источника закрывают основную часть должной осмотрительности. «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru) — официальный сервис ФНС «Проверь себя и контрагента»: по ИНН, ОГРН или названию компании или по ФИО ИП показывает сведения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, реестр дисквалифицированных лиц, данные об учредителях, руководителях и акционерах, применяемые налоговые режимы, среднесписочную численность работников и список организаций, которые не сдают отчётность больше года, а также метки о недостоверности адреса или руководителя. На zakupki.gov.ru бесплатно по ИНН проверяются два отдельных реестра недобросовестных поставщиков — по 44-ФЗ и по 223-ФЗ: у них разные основания включения и разный срок пребывания (по 44-ФЗ — год с возможностью продления до двух лет, по 223-ФЗ — два года), поэтому попадание в один реестр само по себе не закрывает участие в закупках по другому закону, хотя заказчик по 223-ФЗ вправе сам прописать в закупочной документации требование отсутствия в обоих реестрах сразу. Федресурс (bankrot.fedresurs.ru) бесплатно и без регистрации по ИНН, ОГРН или названию показывает действующие и завершённые дела о банкротстве контрагента, включая стадию процедуры и арбитражного управляющего.
Что это меняет на практике
Для производства, которое берёт нового поставщика сырья или комплектующих, а не только продаёт, проверка контрагента работает в обе стороны: и своего покупателя, и своего поставщика стоит проверять до подписания, а не после первой поставки без оплаты. Сама проверка и оценка рисков — это юридическая и налоговая задача, а не то, что решается настройкой CRM: мы не оцениваем контрагентов и не даём налоговых заключений. Но встроить обязательную проверку в рабочий процесс до того, как сделка перейдёт на следующий этап, — это именно задача автоматизации: например, добавить в CRM этап «проверка контрагента» перед этапом «договор» с чек-листом из трёх бесплатных сервисов выше, чтобы менеджер физически не мог продвинуть сделку дальше без сохранённой отметки о проверке.
Что дальше
Если непонятно, как встроить такую проверку в текущую воронку CRM или в процесс оплаты счетов, начните с бесплатного экспресс-разбора. Как устроено согласование счёта на оплату и распознавание входящих документов в 1С, разобрано в статье «Согласование счетов и распознавание первичных документов». Если среди исполнителей есть самозанятые подрядчики, отдельный налоговый риск, не связанный с проверкой контрагента-юрлица, разобран в статье «Самозанятые подрядчики: правило двух лет». Настройка CRM и связанных процессов — на странице «CRM», опубликованные цены — на странице цен. Полный состав продуктов для малых производств на странице «Для малых производств». Работаем удалённо по всей России, подробности на странице «ВзлётБиз по всей России».